Torgið fræðslukerfi
Það er í mörg horn að líta í fræðslumálum stærsta vinnustaðar landsins. Nýtt starfrænt fræðslukerfi gerir borginni kleift að gera enn betur í þeim málum.
Í stuttu máli
Áskorunin: Ekkert miðlægt fræðslukerfi var til staðar til að halda utan um þjálfun og fræðslu starfsfólks
Lausnin: Rafræna fræðslukerfið Torgið
Árangurinn: Torgið bætir aðgengi að fræðslu, stjórnendur fá betri yfirsýn og innkaup á fræðsluefni verða hagkvæmari.
Fyrir hver: Starfsmenn Reykjavíkurborgar
Staða: Innleitt að fullu 2024
Áskorunin
Reykjavíkurborg: Stærsti vinnustaður landsins
Hjá Reykjavíkurborg starfa að jafnaði um 11.000 starfsmenn sem bera ábyrgð á þjónustu til allra borgarbúa. Þar á meðal eru margir viðkvæmustu hópar samfélagsins, svo sem börn á leikskólum, fatlaðir og einstaklingar með fjölþættan vanda. Á mörgum starfsstöðum þurfa starfsmenn að læra á tæki og tól til að sinna daglegum störfum og á skrifstofum um alla borg eru mikilvæg tölvukerfi og hugbúnaður sem halda starfsemi borgarinnar gangandi.
Fræðsluskylda er hluti af kjarasamningum
Reykjavíkurborg ber kjarasamningsbundin skylda til að veita starfsfólki þjálfun til að sinna öllum þessum fjölmörgu störfum í samræmi við kröfur sem til þeirra eru gerðar. Án fræðslu og þjálfunar veit starfsfólk ekki til hvers er ætlast af því sem getur leitt til mistaka og minni starfsánægju.
Miðlægri fræðslu ábótavant
Áður en nýtt fræðslukerfi var innleitt var fræðsluefni á víð og dreif úti á mismunandi starfssviðum og -stöðvum. Efnið átti heima á sameiginlegum drifum, útprentað í hillum og jafnvel í tölvupósthólfum stjórnenda. Miðlæg fræðsla fyrir alla starfsmenn borgarinnar var ekki nægilega samrýmd eða samnýtt. Stjórnendur keyptu fræðsluerindi fyrir sína starfsstöð en af því að það var enginn sértækur staður til að geyma og miðla fræðsluefni nýttist efnið ekki áfram.
Takmörkuð yfirsýn stjórnenda yfir fræðsluþörf og -sögu
Yfirsýn yfir fræðslu- og þjálfunarsögu starfsfólks var takmörkuð. Stjórnendur héldu utan um þjálfun einstakra starfsmanna handvirkt í Excel-skjölum eða á útprentuðum eyðublöðum. Starfsmenn höfðu ekki góða yfirsýn yfir hvað þeim stóð til boða og mannauðsteymum vantaði betri upplýsingar um hvar mætti gera enn betur í fræðslumálum.
Hvað er stafrænt fræðslukerfi?
Hægt er að hugsa um fræðslukerfi eins og Torgið sem eins konar stafrænan einkaskóla fyrir vinnustaði. Í stað þess að starfsmenn fái fræðsluefni dreift í tölvupóstum, á pappír eða í gegnum aðra miðla er allt efnið aðgengilegt á einum stað.
Vinnustaðir geta notað fræðslukerfi til að:
- deila námskeiðum, myndböndum og öðru fræðsluefni
- úthluta starfsfólki ákveðinni þjálfun, byggt á þeirra starfi, stöðu og starfsaldri.
- fylgjast með því hver hefur lokið þjálfuninni
- minna starfsfólk á ólokin námskeið.
Þegar nýr starfsmaður hefur störf skráir viðkomandi sig inn á fræðslukerfið og finnur þar jafnan kynningarmyndbönd, upplýsingar um vinnustaðinn, öryggisfræðslu, starfsleiðbeiningar og lista yfir þau skyldunámskeið sem þarf að ljúka.
Fræðsluefnið getur verið eins fjölbreytt og vinnustaðirnir eru margir og byggir á fræðslustefnu hvers og eins fyrir sig.
Lausnin: Torgið fræðslukerfi
Gríðarstórt verkefni og flókin innleiðing
Árið 2020 óskaði mannauðs- og starfsumhverfissvið eftir samstarfi við þjónustu- og nýsköpunarsvið um kaup og innleiðingu á nýju miðlægu fræðslukerfi. Eftir ítarlega þarfagreiningu og útboð var gengið til samninga um fræðslukerfið eloomi. Innleiðingin tók töluverðan tíma, enda eru starfmenn margir og þarfirnar fjölbreyttar á stærsta vinnustað landsins. Í byrjun árs 2024 höfðu allir starfsmenn borgarinnar fengið aðgang að kerfinu.
Mikið framfaraskref í takt við stefnu borgarinnar
Innleiðing á Torginu, fræðslukerfi Reykjavíkurborgar, var stærsta framfaraskref í mannauðsmálum borgarinnar til fjölda ára. Kerfið styður við stafræna vegferð borgarinnar og Græna planið auk þess að virkja mannauðsstefnu sem kveður á um jöfn tækifæri, stuttar boðleiðir og þverfaglega starfsþróun.
Af hverju "Torgið?
Torg er svæði í miðri borg þar sem fólk kemur saman, kynnir nýjungar, heldur viðburði og skiptist á skoðunum. Torg er opið svæði þar sem allir eru velkomnir og það lokar aldrei.
Torgið er þessi staður fyrir starfsfólk Reykjavíkurborgar.
Að torga þýðir líka að taka inn en á Torginu geta starfsmenn neytt allrar þeirrar fræðslu sem þeir geta torgað.
Árangur og áhrif
Stórbætt eftirfylgni og aðgangur að fræðslu
Torgið uppfyllir nútímakröfur um þjálfun og starfsþróun og stórbætir eftirfylgni, eftirlit og aðgang að fræðslu fyrir allt starfsfólk borgarinnar og stjórnendur. Á Torginu hafa starfsmenn aðgang að fjölbreyttu fræðsluefni auk þess sem þar má finna upplýsingar um fjar- og staðnámskeið sem starfsfólki stendur til boða.
Jafnara aðgengi óháð tæki
Torgið er aðgengilegt í gegnum tölvu, snjallsíma og spjaldtölvur og geta því allir starfsmenn, líka þeir fjölmörgu sem ekki hafa fasta starfsstöð, nálgast efnið. Margir starfsmenn Reykjavíkurborgar sinna störfum sínum utan hins hefðbundna skrifstofutíma, en með Torginu getur starfsfólk á kvöld- og næturvöktum, sem dæmi, sinnt fræðslumálum á vinnutíma.
Með því að miðla efninu á stafrænu formi er einnig hægt að koma til móts við sérþarfir einstakra starfsmanna og hópa, svo sem með raflestri fyrir blinda, texta fyrir heyrnarskerta og þýðingum fyrir starfsmenn sem hafa annað móðurmál en íslensku.
Betri móttaka nýliða og fjölbreyttari fræðsla
Þegar nýr starfsmaður hefur störf fær hann aðgang að sérsniðnu fræðsluplani með öllum skyldunámskeiðum fyrir viðkomandi starf með tímaramma sem hann hefur til þess að ljúka þeim. Um leið og Torgið var tekið í gagnið fjárfesti borgin í stórum fræðslupakka sem er aðgengilegur öllum starfsmönnum. Starfsmenn fá því ekki aðeins sérhæfða fræðslu sem tengist eigin störfum heldur hafa þeir tækifæri til þess að þróa sig áfram í starfi með fjölbreyttri faglegri þjálfun.
Allt á einum stað
Reglulega er starfsmönnum boðið upp á námskeið bæði í fjar- og staðkennslu. Á Torginu hafa starfsmenn yfirlit yfir námskeið í boði og fara skráningar á námskeiðin fram í gegnum kerfið. Kerfið sameinar því alla anga fræðslu- og þjálfunar fyrir starfsfólk í eitt kerfi.
Betri yfirsýn og meira aðhald
Með Torginu fá stjórnendur yfirsýn yfir þá fræðslu og þjálfun sem starfsmenn ljúka án handavinnunnar sem fylgdi áður. Stjórnendur fá ábendingar ef starfsmenn ljúka ekki skyldufræðslu innan tilsetts tíma og geta þá hnippt í starfsmenn og minnt þá á að klára. Kerfið veitir stjórnendum aðhald, ekki bara með upplýsingar um einstaka starfsmenn heldur starfsstöðvar í heild. Þannig geta þeir fylgst með og tryggt að starfsmenn fái þau tól og tæki sem þeir þurfa til að sinna störfum sínum.
Hagkvæmari innkaup og betri nýting á fræðsluefni
Nýju fræðslukerfi fylgir loks töluvert fjárhagslegt hagræði. Miðlægur fræðslugrunnur stuðlar að hagkvæmari innkaupum þar sem fleiri starfsmenn geta notið aðkeyptrar fræðslu og minni tími og kostnaður fer í framkvæmd. Aðilar sem bera ábyrgð á fræðslumálum hafa betri yfirsýn það efni sem er til og geta endurnýtt og uppfært efni eftir þörfum.