Stafræni starfskrafturinn Sæborg
Þegar starfsfólk fjárstýringarskrifstofu þurfti að svara fjölda svipaðra beiðna daglega kom stafrænn starfskraftur til bjargar og sjálfvirknivæddi afgreiðsluna.
Í stuttu máli
Áskorunin: Tímafrek afgreiðsla á beiðnum um yfirlit yfir fasteignagjöld leiddi til of langs afgreiðslutíma og þverrandi starfsánægju.
Lausnin: Stafrænn starfsmaður (botti) sem afgreiðir beiðnir hraðar og léttir álagi af starfsfólki.
Árangurinn: Á fyrstu 10 mánuðum í „starfi“ afgreiddi bottinn 12.000 beiðnir og sparaði nær 200 vinnustundir
Fyrir hver: Starfsfólk Reykjavíkurborgar, fasteignasala og aðra sem þurfa þjónustu frá fjármála- og áhættustýringarsviði Reykjavíkurborgar
Staða: Fór í loftið í nóvember 2025
Áskorunin
Dagleg þjónusta við fasteignasala
Á fjárstýringarskrifstofu fjármála- og áhættustýringarsviðs Reykjavíkurborgar vinnur starfsfólk sem sinnir meðal annars innheimtu fasteignagjalda. Einn angi starfsins er þjónusta við fasteignasala, en við kaup og sölu á eignum þurfa þeir að óska eftir yfirlitum yfir eignirnar, skuldastöðu og álagningu.
Mikill fjöldi beiðna og handvirk afgreiðsla
Skrifstofunni bárust allt að 120 beiðnir í tölvupósti á dag og var þeim öllum svarað handvirkt. Starfsfólk safnaði gögnum 2-3 sinnum á dag og sendi á fasteignasalana, milli þess sem það sinnti fjölmörgum öðrum verkefnum.
Álag á starfsfólk og ófullnægjandi þjónustustig
Starfsmenn lýstu ferlinu sem lýjandi og fasteignasalar, sem þurfa gögnin oft með stuttum fyrirvara fyrir afsalsfundi, kölluðu eftir styttri afgreiðslutíma. Miðað við óbreyttar forsendur var ógjörningur að verða við því.
Lausnin: Stafræni starfskrafturinn Sæborg
Sæborg ráðin til starfa
Til að mæta áskorununni sem fjárstýringarskrifstofa stóð frammi fyrir var ákveðið að sjálfvirknivæða beiðnaferli fasteignasala. Í samstarfi við hugbúnaðarfyrirtækið Evolve varð stafræni starfskrafturinn Sæborg til.
Störfin sem Sæborg innir af hendi
Sæborg er með sitt eigið netfang og pósthólf og getur lesið úr beiðnum. Hún sér hvort þær koma frá fasteignasölu, hvort fastanúmer sé rétt og hvort beðið sé um gögn fyrir eitt ár eða fleiri. Ef eitthvað stemmir ekki getur hún óskað eftir réttum gögnum frá sendanda í gegnum tölvupóst.
Þjónusta í rauntíma
Af því að Sæborg hefur þetta eina sértæka verkefni er hún til taks allan daginn. Í stað þess að fá svör frá manneskju tvisvar til þrisvar á dag fá fasteignasalar nú svör frá Sæborgu oft á hverri klukkustund. Fasteignasalar fá gögnin þegar þeir þurfa þau og starfsmenn fjárstýringarskrifstofu hafa meiri tíma til að sinna öðrum mikilvægum verkefnum sem krefjast aðkomu manneskju.
Hvað er Sæborg?
Sæborg er svokallaður RPA-botti en RPA stendur fyrir Robotic Process Automation. Þessi tegund botta er forrituð til að nota hugbúnað á sama hátt og manneskjur. Spjallmennin lesa kerfi, smella á hnappa, fylla inn í form og framkvæma aðgerðir eftir vel skilgreindum reglum og án aðkomu manneskju.
RPA-bottar henta best í vel skilgreind og síendurtekin ferli, eins og að fletta upp upplýsingum úr nokkrum kerfum og sameina í einn tölvupóst.
Árangur og áhrif
Sæborg sannar sig
Á 10 fyrstu mánuðum í starfi svaraði Sæborg og afhenti gögn fyrir 12.000 beiðnir. Það jafngildir næstum 200 klukkustundum sem er hátt í tveggja mánaða vinna.
Meiri tími í flóknari verkefni
Starfsfólk fjárstýringarskrifstofu fær alls kyns fyrirspurnir sem margar hverjar krefjast mikillar rannsóknarvinnu og stundum samráðs við lögfræðinga. Þessar fyrirspurnir eru tímafrekar en með hjálp Sæborgar getur starfsfólk nú afgreitt þessar flóknari fyrirspurnir hraðar.
Stórbætt þjónusta og meiri starfsánægja
Eins og áður sagði er afgreiðsla beiðna mun hraðari en áður og handavinnan minni. Sæborg stuðlar því að stórbættri þjónustu fyrir alla og meiri ánægju starfsfólks.