Nýtt skráningarapp VoR-teymis
Nýtt skráningarapp gerði VoR-teyminu kleift að sinna skráningu og skýrslugerð á vettvangi, þeim sjálfum og skjólstæðingum þeirra til hagsbóta.
Í stuttu máli
Áskorunin: Starfsfólk Vettvangs- og ráðgjafateymis velferðarsviðs (VoR-teymi) gat ekki nýtt allan vinnudaginn á vettvangi vegna aðgangshindrana í skráningum.
Lausnin: Símapp sem gerir teyminu kleift að skrá atvik í rauntíma.
Árangurinn: Meiri samfella í þjónustu við skjólstæðinga
Fyrir hver: Starfsmenn VoR-teymis og skjólstæðinga þess
Staða: Komið í notkun
Áskorunin
Fjölbreytt verkefni og skjólstæðingar
Verkefni VoR-teymisins eru fjölbreytt og einstaklingarnir jafn misjafnir og þeir eru margir. Það er því gríðarlega mikilvægt að upplýsingaflæði milli teymismeðlima sé gott og samskipti við skjólstæðinga vel skrásett svo teymið hafi góða yfirsýn yfir málefni sem þá varðar.
Aðgangshindranir í skráningu
Haldið var utan um atvika- og samskiptaskráningu teymisins á Word-skjölum á öruggu sameiginlegu svæði. Til þess að komast í skjölin þurftu starfsmenn tölvu og VPN-aðgang. Störf á vettvangi fara fram í alls kyns aðstæðum sem bjóða ekki alltaf upp á fartölvunotkun. Starfsmenn þurftu því að nýta tíma í lok dags til að skrásetja verkefni og atvik, sem þýddi færri vinnustundir á vettvangi.
Skráningu í lok dags ábótavant
Af því að skráning fór ekki fram í rauntíma, á meðan á samtölum stóð eða rétt eftir þau, var hætta á að mikilvægir punktar kæmust ekki til skila ef þeir gleymdust í lok dags. Skjólstæðingar treysta á starfsmenn teymisins, sem eru stundum eini fasti punkturinn í tilverunni, og því er mikilvægt að teymið hafi aðgang að réttum og áreiðanlegum upplýsingum.
Hvað er VoR-teymið?
Á velferðarsviði Reykjavíkur starfar þverfaglegt vettvangs- og ráðgjafateymi (VoR-teymi) sem veitir einstaklingsmiðaðan stuðning og ráðgjöf til heimilislausra með geð- og vímuefnavanda. Eins og nafnið gefur til kynna vinnur teymið á vettvangi, þ.e. mætir skjólstæðingum sínum þar sem þeir eru, og er enginn dagur eins.
Lausnin: Skráningarapp í síma
Skráning á vettvangi
VoR-teymið naut aðstoðar stafræns leiðtoga á velferðarsviði við að finna lausn og var afraksturinn app sem meðlimir teymisins geta nálgast í gegnum síma. Með appinu getur teymið skrásett atvik og samskipti í rauntíma og flett upp sögu viðkomandi skjólstæðings á vettvangi.
Hagkvæm þróun og enginn aukinn rekstrarkostnaður
Skráningarappið var byggt í Power Apps sem er hluti af Microsoft-umhverfinu sem er nú þegar í notkun hjá borginni. Af þeim sökum var lausnin afar hagkvæm í þróun og innleiðingu og fylgir henni enginn aukinn rekstrarkostnaður. Er þetta hluti af stefnu Reykjavíkurborgar um að fullnýta fjárfestingu í stafrænum lausnum og nýta þau kerfi sem þegar eru til.
Árangur og áhrif
Meiri tími á vettvangi og meiri samfella í þjónustu
Með skráningarappinu getur teymið nú nýtt allar vinnustundir dagsins á vettvangi sem skilar sér í bættri þjónustu við skjólstæðinga. Betri samfella verður í þjónustunni og skjólstæðingar upplifa að starfsfólk teymisins sé meira með á nótunum. Kerfið einfaldar einnig flokkun erinda og atvika sem gefur teyminu betri yfirsýn yfir starfsemina í heild.
Litlar breytingar sem hafa mikil áhrif
Skrásetningarapp VoR-teymisins er fullkomið dæmi um að snjallar lausnir þurfa ekki alltaf að vera flóknar eða dýrar. Litlar breytingar geta haft mikil áhrif til hins betra.