Rafrænar beiðnabækur
Hvað gerist þegar 11.000 manna vinnustaður þarf að reiða fram pappírsbeiðnir fyrir tilfallandi innkaupum? Beiðnafjall og pappírsvinnufargan sem alltof margar hendur þurfa að vinna niður.
Í stuttu máli
Áskorunin: Innkaupabeiðnir á pappír kölluðu á mikla handavinnu, akstur og prentun. Villu- og misnotkunarhætta var töluverð og yfirsýn stjórnenda takmörkuð.
Lausnin: Rafrænar beiðnabækur í samstarfi við Símann Pay.
Árangurinn: Lausnin einfaldar innkaup og sjálfvirknivæðir afgreiðslu reikninga, tryggir fullan rekjanleika, betri fjármálastjórn og rauntímayfirsýn yfir tilfallandi innkaup.
Fyrir hver: Starfsmenn Reykjavíkurborgar sem sinna innkaupum, stjórnendur, starfsfólk í bókhaldi og birgja
Staða: Full innleiðing á öllum sviðum Reykjavíkurborgar verður lokið fyrir árslok 2026.
Áskorunin
Margar starfsstöðvar – margir sem sinna innkaupum
Starfsstöðvar Reykjavíkurborgar eru margar og starfsemin fjölbreytt. Allar eiga þær það sameiginlegt að þurfa alls kyns aðföng til þess að starfsmenn geti sinnt daglegum störfum. Stundum þurfa starfsmenn að kaupa eitthvað tilfallandi úti í bæ og greiða fyrir það með innkaupabeiðni. Til fjölda ára hafa beiðnabækur borgarinnar verið gefnar út á pappír og beiðnirnar fylltar út handvirkt.
Óhagræði, óþægindi og möguleg misnotkun
Áskoranir við innkaupabeiðnir á pappírsformi eru fjölmargar. Má þar helst nefna óþarfa akstur og snúninga, takmarkaðan rekjanleika og yfirsýn stjórnenda, handavinnu, hættu á misnotkun og óþarfa byrði á birgja. Það var því ljóst að þörfin á nýrri innkaupalausn var mikil.
Helstu áskoranir við pappírsbeiðnir
Óþarfa akstur og snúningar: Starfsfólk, sem stundum er ekki með fasta starfsstöð eða vill nýta aðrar erindagjarðir í innkaup, þurfti að nálgast innkaupabeiðnir þar sem beiðnabókin var geymd. Innkaupum fylgdi því jafnvel akstur borgarhverfanna á milli sem er bæði kostnaðarsamt og óumhverfisvænt.
Takmarkaður rekjanleiki: Þegar stjórnandi lét beiðnarblað af hendi missti hann í raun stjórn á beiðninni. Hann þurfti að treysta á að beiðnin yrði rétt útfyllt, að hún væri notuð í réttum tilgangi og af réttum aðila. Hætta á misnotkun og villum var því töluverð.
Takmörkuð yfirsýn stjórnenda: Stjórnendur höfðu ekki yfirsýn yfir útgefnar beiðnir og útgjöld í rauntíma. Eftir að reikningar höfðu borist borginni fóru þeir oft ekki í samþykktarferli fyrr en allt að mánuði eftir að viðskiptin höfðu farið fram.
Handvirk úrvinnsla á innkaupabeiðnum: Birgjar þurftu að skanna beiðnir og senda inn með rafrænum reikningum. Starfsmenn á fjármálasviði borgarinnar þurftu svo að tryggja að upplýsingarnar á beiðninni væru réttar og stemmdu við útgefinn reikning.
Óþarfa byrði á söluaðila: Skönnun á beiðnum og handvirk innsending með reikningum kölluðu á mikla handavinnu fyrir söluaðila. Vinnustundirnar fyrir stærstu söluaðilana mátti telja í heilum stöðugildum. Fyrir vikið veigruðu margir söluaðilar sér við að taka við beiðnum frá Reykjavíkurborg.
Hvað er innkaupabeiðni?
Til þess að starfsmenn borgarinnar geti sett vörur í reikning þurfa söluaðilar tryggingu fyrir því starfsmaðurinn hafi heimild til þess og að borgin muni greiða reikninginn.
Þessi trygging er kölluð innkaupabeiðni.
Innkaupabeiðnir eru gjarnan prentaðar í bókum sem kallast beiðnabækur. Beiðnir eru oft númeraðar og fylltar út í tvíriti svo hægt sé að bera saman það sem berst tilbaka frá söluaðila við upprunalegu beiðnina.
Lausnin: Rafrænar beiðnabækur
Rafrænar beiðnabækur
Mikil vinna var lögð í að greina þarfir allra hagaðila. Ný rafræn lausn þurfti að vera einföld í notkun fyrir þau sem sinna innkaupum, auðvelda úrvinnslu fyrir fjármálasvið borgarinnar og einfalda birgjum að taka við beiðnum. Eftir útboð var lausn Símans Pay valin best til þess að uppfylla allar kröfur borgarinnar og því var gengið til samninga.
Innleiðing
Innleiðing hófst í skrefum í byrjun árs 2025 með hverju sviði fyrir sig. Áhersla var lögð á kennslu og stuðning við stjórnendur og þeim boðin eftirfylgni eftir þörfum.
Í júlí 2026 hefur lausnin verið innleidd á öllum sviðum Reykjavíkurborgar nema á Umhverfis- og skipulagssviði þar sem þörf var á frekari aðlögun. Gert er ráð fyrir að sú vinna klárist á haustmánuðum 2026.
Frekara hagræði fyrir söluaðila
Hvernig virkar nýja beiðnakerfið
- Í stað pappírsbeiðna nota starfsmenn nú snjallsímaapp Símans Pay.
- Stjórnandinn getur gefið leyfi fyrir einstökum kaupum eða mánaðarlegum heimildum fyrir þá starfsmenn sem sinna innkaupum reglulega.
- Kerfið hjálpar starfsmönnum við að tengja kaupin við rétta bókhaldslykla.
- Starfsfólk auðkennir sig með rafrænum skilríkjum áður en innkaupabeiðni er notuð, sem tryggir að aðeins þeir sem hafa fyrirfram gefna heimild geta sinnt innkaupum fyrir hönd borgarinnar.
- Söluaðilar slá inn beiðnanúmerið á reikninginn og beiðnin parast sjálfkrafa við reikninginn í fjárhagskerfum borgarinnar.
- Breytingin krefst engra tæknilegra breytinga í sölukassakerfum söluaðila.
Árangur og áhrif
Vel heppnuð innleiðing
Innleiðing á lausninni hefur gengið vel og er almenn ánægja með þetta nýja fyrirkomulag, bæði meðal starfsmanna borgarinnar og söluaðila. Samstarfið við Símann Pay hefur gengið vel og er lausnin í sífelldri þróun í takti við þarfir allra hagaðila.
Helstu kostir lausnarinnar
- Reikningar eru móttökuskráðir sjálfvirkt inn í fjárhagskerfi borgarinnar samkvæmt uplýsingum sem koma fram í beiðninni sem fækkar handtökum til muna.
- Ekki þarf lengur að eltast við illa útfylltar beiðnir og rekjanleiki við innkaup er algjör.
- Lausnin sparar ótal ferðir fram og til baka fyrir starfsfólk að sækja sér beiðnir og beiðnabækur
- Stjórnendur hafa rauntímayfirsýn á þjónustuvef Símans Pay yfir öll tilfallandi innkaup sem gerð eru með rafrænum beiðnum.
- Birgjar þurfa ekki lengur að skanna reikninga og senda með tölvupósti þar sem málið klárast strax á sölukassa þegar starfsmaðurinn notar beiðni til að setja vöru í reikning.
Saga inni í sögu: Falið óhagkvæmi pappírsbeiðna
- Til þess að starfsmenn Reykjavíkurborgar geti keypt vörur og þjónustu í reikning þarf borgin að gera samning við viðkomandi söluaðila um móttöku beiðna.
- Ekki var til miðlægur listi söluaðila sem almennir starfsmenn höfðu aðgang að. Hjá ríki og sveitarfélögum er t.d. oft unnið eftir rammasamningum sem tryggja samræmd og hagstæðari innkaup.
- Fyrir vikið fóru starfsmenn jafnvel fýluferðir í verslanir sem ekki var búið að gera samning við sem jók enn á kostnað borgarinnar í tíma og eknum kílómetrum.
- Í rafræna beiðnakerfinu má finna lista yfir alla samþykkta söluaðila. Starfsmenn geta því kannað möguleikann á viðskiptum áður en haldið er af stað og borgin getur stýrt því betur hvar starfsmenn kaupa inn.
